Empiezo mi semana de trabajo, y me encuentro trabajando en varios proyectos a la vez. En una hora entran 15 e-mails en mi bandeja de entrada y en la hora siguiente recibo 2 llamadas de teléfono. Mientras las contesto, vuelven a entrar 5 e-mails. Trato de contestar otros tantos que me van entrando mientras termino unos ficheros, y me voy corriendo a una reunión, donde contesto otros cuantos más.

¿Te resulta familiar vivir a esta velocidad? ¡Enhorabuena! eres multitarea

A diario nos vemos bombardeados por información, no sólo en nuestro trabajo, si no en nuestro día a día (quién no ha contestado al whatsapp mientras comía o hacía la compra). Vivimos en un mundo diseñado en el que las decisiones rápidas mantienen nuestra vida bajo control. Hasta que nos vemos sobrepasados y nuestro sistema empieza a fallar.

Hay opiniones contradictorias sobre si es bueno ser multitarea o no. Muchos dicen que se es más productivo y se optimiza mejor el tiempo cuanto mayor número de cosas se abarcan a la vez. En mi caso, la experiencia me ha demostrado todo lo contrario. Saturar mi mente haciendo el mayor número de cosas a la vez, no ha resultado beneficioso para mí ni para mis resultados:

  1. Ser multitarea es menos eficiente, puesto que tienes que conectar y desconectar cada vez que pasas de una tarea a otra.
  2. Ser multitarea es tremendamente complicado y deriva en más estrés y errores.

Aquí dejo algunas pautas para no ser multitarea que he aprendido a lo largo de estos meses.

Elabora listas de tareas que tienes que completar según el contexto (trabajo, hogar, compra…) y apúntalas en una libreta o agenda que tengas siempre a mano.

Una vez tengas esta lista de tareas, categorízalas y planifica tu día en torno a ellas: primero haz las más urgentes, luego las más cortas y finaliza por las menos urgentes. Deja un tiempo de descanso cuando lo consideres necesario..

Cuando estés trabajando en cada uno de estos bloques de tareas, elimina las distracciones. Quita las alertas del e-mail, no prestes atención al móvil e intenta no rsponder a llamadas siempre que sea posible.

Si, inevitablemente, entran más tareas mientras estás trabajando en otras, anótalas y evalúa su prioridad. Si realmente es necesario resolverlas en el momento, anota en qué punto te quedaste para volver después de haber completado las nuevas tareas.

Siempre que completes una tarea, vuelve a tu e-mail y a tu lista de prioridades. Rehaz tu lista de  prioridades siempre que sea necesario estableciendo intervalos predeterminados para chequear tu bandeja de entrada.

No te olvides de respirar hondo y descansar, deja algo de tiempo para ello cuando planifiques tu vida. Tu mayor prioridad es tu bienestar, y aunque tengas que dedicar muchas horas a completar tu trabajo, no te olvides de encontrar pequeños momentos de felicidad: da un pequeño paseo, charla con algún compañero de trabajo y en general, disfruta de la vida.

 

Lee más sobre cómo aprovechar tu tiempo aquí:

Cómo organizar el tiempo

Qué agenda es la mejor para tí

Optimizar el tiempo

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