El otro día hablaba con una amiga sobre cómo organizar el tiempo y en qué consistía la vida en general. Acabamos llegando a la conclusión de que nuestro propósito era el de adquirir y disfrutar de las experiencias. Sin embargo, debemos invertir nuestro tiempo en tareas que no siempre nos reportarán felicidad (como limpiar la casa o sacar la basura) pero que debemos hacerlas imperativamente y que forman parte de nuestra rutina. Organizar el tiempo es clave para ser productivo, y por tanto, para poder dedicar tiempo a lo que realmente los llena.
- Utiliza una agenda: Yo siempre utilizo dos tipos de agenda, una Semanal y una mensual. La primera me ayuda a delimitar mis tareas diarias y la segunda mis compromisos y proyectos a largo plazo (puedes leer todo sobre ello aquí). Cada día, paso 10 minutos trabajando en estas dos agendas con el objetivo de organizar el tiempo que tengo disponible. Trato de apuntar qué me reportará cada actividad (¿Qué valor tiene? ¿A quién ayudará? ¿Me reportará beneficio económico? De esta forma, me aseguro tener un buen mix de actividades que me aportan cosas y me ayuda a completar los proyectos que tienen prioridad antes de empezar unos nuevos. Puedes leer más sobre el tipo de agendas que recomiendo aquí.
- Establece objetivos y haz un seguimiento. Para organizar el tiempo de forma satisfactoria, me gusta delimitar mis tareas y mis objetivos. Llevar un seguimiento es la manera más fácil de saber si realmente estoy alcanzando resultados y de si por tanto estoy aprovechando bien mi tiempo. Lo que me gusta hacer, es escribir en mi agenda la tarea que debo hacer y delimitar cuánto tiempo me va a llevar (escribir la hora de comienzo y la hora de fin). De esta forma sé que en ese tiempo tengo que alcanzar un resultado, lo que me ayuda a ser más productiva. Cuando termino, evalúo si he alcanzado mi objetivo. A la hora de organizar el tiempo debo hacer distinción de si se trata de una tarea cotidiana (como ir a hacer la compra, hacer limpieza…) o de si se trata de mi trabajo. Si quiero organizar mi tiempo libre, soy mucho menos estricta con los plazos y los resultados, pero a la hora de organizar el tiempo de trabajo, sigo siempre los siguientes pasos:
- Saber qué actividades son realmente importantes para obtener resultados: si se trata de una tarea importante, suelo dedicarle más tiempo y soy más estricta cuando evalúo los resultados
- Establecer objetivos diarios: de esta forma, al ver resultados, estoy segura de que aprovecho mi tiempo
- Revisar los objetivo que me marco: Siempre trato de ser lo más realista posible y ponerme objetivos alcanzables para no desmotivarme.
- Soy sincera conmigo misma: si no alcanzo mis objeitvos, analizo de forma sincera el por qué. Para organizar el tiempo de forma satisfactoria también debemos analizar qué es lo que nos hace perderlo. ¿Me canso muy rápido de una tarea cuando estoy con ella? Quizá mi mente esté cansada y no pueda rendir lo suficiente. En ese caso, sabré que en el futuro no debo exprimir tanto las horas del día.
- Haz las tareas más cortas primero. Si quieres organizar el tiempo de una manera satisfactoria, completa todas aquellas tareas cortas o sencillas al principio de tu jornada de trabajo (siempre que no haya nada muy urgente, claro). Organizar el tiempo completando las tareas más cortas primero, nos ayuda a no agobiarnos al ver una lista enorme de cosas que tenemos que hacer, y nos ayuda a estar más motivados.
- Deja tiempo para disfrutar. Como decía anteriormente, debemos tratar de ser productivos pero conociendo nuestros límites. Al fin y al cabo, las experiencias nos reportan felicidad y una verdadera motivación. Trata siempre de sacar 15 minutos cada 2 horas para desconectar tu mente: organizar el tiempo de forma satisfactoria va ligado a cuidar de nosotros mismos, si nuestra salud mental y física no son buenas, por mucho que nos planifiquemos, no conseguiremos nuestros objetivos. ¿Por qué las jornadas laborales de 6 horas son más productivas que las de 8? porque de esta forma, la gente puede dedicar más tiempo a estar con su familia y amigos y por tanto, trata de ser más productivo para no tener que hacer horas extra.
Cambia de lugar, acércate a la cafetería, haz una pequeña escapada de fin de semana, y en general, busca pequeños momentos de relajación y experiencias que te reporten felicidad.
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